Auf dem TeamsCommunityDay 2021 haben René und ich in unserer Session vier Teams App Templates vorgestellt, mit denen man die Unternehmenskultur im Homeoffice stärken kann. Diese Apps und deren Einsatzmöglichkeiten möchte ich hier noch einmal vorstellen. Zusätzlich findet ihr hier unsere Folien aus der Session.
1. Icebreaker
Als erstes haben wir den Icebreaker vorgestellt. Diese App bringt zufällig Mitglieder eines Teams zusammen, damit diese sich kennenlernen können und sich persönlich austauschen. Der Bot arbeitet in einem einzustellenden Zeitraum und bietet über 2 Buttons die Möglichkeiten, dass die Partner sofort miteinander chatten oder ein Meeting planen.
Diese App schafft es also das Gespräch an der Kaffeemaschine oder das zufällige Treffen auf dem Flur nach Teams zu bringen. Weiterhin können ebenso Personen zusammen gebracht werden, die sich nicht kennen, da sie in völlig unterschiedlichen Teams oder gar Standorten arbeiten.
Best practices:
- Dediziertes Team für Icebreaker
- Icebreaker im Team ankündigen
- Werbung über Key User
- Regelmäßig für “frische” Teilnehmer sorgen
- Pause benötigt?
- Jeder User kann den Bot pausieren
- Team verlassen
2. Company Communicator
Interne Kommunikation ist grundsätzlich ein wichtiges Werkzeug im Unternehmen. Für Mitarbeiter im Homeoffice ist es noch wichtiger durch Transparenz und Informationsfluss weiter teil am Unternehmen haben zu können.
Die App „Company Communicator“ kann dabei helfen, die Unternehmenskommunikation weg von E-Mails hinzu Microsoft Teams zu bringen. Mit dem Autorenmodus können im Handumdrehen Karten erstellt werden, die in Kanäle von Teams oder in die Chats der Mitarbeiter gesendet werden.
Praktisch: Autoren können über einen eigenen Berechtigungsparameter unabhängig von ihrer Position im Unternehmen benannt werden.
Best practices:
- Dediziertes Team für Company Communicator Autoren
- Company Communicator Empfänger in die globale App-Einrichtungsrichtlinie einfügen
- Entweder Company Communicator oder E-Mail
- Nicht spammen 😊
3. Reflect
Nachdem wir Mitarbeiter zusammen gebracht und die Kommunikation im Unternehmen verbessert haben, wollen wir noch eine Möglichkeit haben, die Stimmung und das persönliche Wohlbefinden der Mitarbeiter zu erfassen. Mit „Reflect“ implementieren wir eine Microsoft Teams-Messaging-Erweiterungs-App, die es ermöglicht, über ein einfaches Formular, Feedback zu Fragen einzuholen. Diese Fragen können benutzerdefiniert eingegeben werden. Die Antwortmöglichkeiten sind Smileys auf einer Skala von „lachend“ zu „böse“.
Verfügbar ist diese Erweiterung in jeglicher Art von Chat und ist durch verschiedene Datenschutzeinstellungen inklusiv und sicher.
Best practices:
- Öffentliches Team erstellen, damit Mitarbeiter freiwillig beitreten können
- Auf Feedback offen reagieren
4. New Employee Onboarding
Wenn viele oder gar alle Mitarbeiter im Homeoffice sind, ist das Onboarding und Einarbeiten von neuen Mitarbeitern sehr schwierig. Gerade Kontakte zu knüpfen und die Prozesse im Unternehmen zu verstehen, fällt neuen Kollegen durch die Distanz sehr schwer.
Die App „New Employee Onboarding“ integriert eine SharePoint Lookbook Lösung in Teams. Über eine SharePoint Liste können alle Stationen des Onboardings erfasst und per Teams an den Neuling übergeben werden. Dies bietet ein konsistentes und qualitativ hochwertiges Onboarding aller Mitarbeiter.
Die SharePoint Liste bietet zusätzlich der Personalabteilung und den Vorgesetzten ein ständiges Monitoring des Prozesses.
Best practices:
- An eigene Prozesse anpassen und weiterentwickeln
- Einbindung von allen involvierten Fachabteilungen
- Feedback einholen